Arbeiten 4.0, Industrie 4.0, digitale Transformation – dies ist nur ein Teil der Begriffe, die einen Wandel von Arbeitsstrukturen und Prozessen beschreiben, der Tag für Tag offensichtlicher wird. Zusammengefasst als „Arbeitsplatz der Zukunft“ gehen wir diese Themen gemeinsam mit Ihnen an. Begriffe, die mit der Veränderung der Arbeitswelt einhergehen, haben wir in diesem A-Z zusammengefasst. Da ein Arbeitsplatz von morgen eine solide Softwareunterstützung benötigt, fokussieren wir hier auf unser Werkzeug des Vertrauens: Microsoft SharePoint!


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Apps

SharePoint Apps sind eigenständige Funktionalitäten, die SharePoint-Websites erweitern und ein definiertes Geschäftsproblem lösen.

Business Intelligence

Die Analyse von historischen Daten und zukünftigen Prognosen kann den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Zusammen definieren wir mit einer klar strukturierten Methodik die relevanten Kennzahlen (KPI) und Dimensionen, welche die Basis für dynamische Datenauswertungen darstellen.

Cloud

Cloud Computing zählt zu den wichtigsten Trends in der Unternehmens-IT. Der Grundgedanke: IT-Ressourcen werden über das Internet oder Intranet bedarfsgerecht bereitgestellt. Vorteile einer solchen Auslagerung von IT-Ressourcen sind mehr Flexibilität, nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit und niedrigere Kosten.

Compliance

Compliance bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch von freiwilligen Kodizes in Unternehmen. Mit der Einführung der Compliance werden Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsprozesse zu definieren, Transparenz zu schaffen und eine effektive Gestaltung der Organisation zu etablieren. Durch Compliance soll außerdem eine Übereinstimmung von unternehmerischen Handeln und gesellschaftlichen Wertvorstellungen erreicht werden. In Microsoft SharePoint können Compliance-Richtlinien hinterlegt, Risikomanagement-Prozesse abgebildet und überprüft werden.

Delve

Microsoft Delve ist eine Applikation, die Ihnen hilft, Informationen zu finden, die für Sie derzeit interessant sind – über das gesamte Office 365 hinweg. Delve zeigt Dokumente an, ganz gleich, wo sie in OneDrive for Business oder auf Websites in Office 365 gespeichert sind. Delve stellt dabei Informationen und Verbindungen zu Kollegen intelligent zusammen und sortiert sie auf Wunsch nach bestimmten Fragestellungen.

Einführung von SharePoint

Eine professionelle Einführung von SharePoint ist nicht damit abgeschlossen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf das System erhalten – im Gegenteil: Sie beginnt damit! Gerade beim Einsatz von SharePoint als Collaboration-Werkzeug kommt es darauf an, Mitarbeiter mit der neuen Kommunikationskultur vertraut zu machen, ihnen den konkreten Nutzen bewusst zu machen, Anleitungen zu geben und interne Multiplikatoren zu identifizieren.

Exchange

Microsoft Exchange ist eine Anwendung, die der zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen dient. Dabei steigert Exchange die Produktivität und sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit in der Organisation. Microsoft Exchange wird häufig in Verbindung mit Microsoft Outlook sowie als Exchange Online mit Office 365 eingesetzt, um von Funktionalitäten im Collaboration-Bereich zu profitieren – zum Beispiel durch die gemeinsame Nutzung von Kalendern und Kontaktlisten.

Formulare

Für die Erfassung und Pflege von Informationen in Microsoft SharePoint benötigt der Anwender oft Formulare, die im SharePoint-Standard nur in geringem Umfang enthalten sind. Möchte ein Unternehmen nicht auf eventuelle Verbesserungen durch neue Listenformulare in SharePoint 2016 warten, bleibt nur der Griff zu Drittanbieter-Tools wie NINTEX Forms. Dieses kann On-Premise oder in der Cloud-Umgebung installiert werden und stellt Formulare auch für die mobile Nutzung bereit.

Governance

Ein häufiges Problem nach der Einführung von Microsoft SharePoint sind fehlende Benutzerrichtlinien und Kontrollen, die mit dem Schlagwort „Governance“ zusammengefasst werden. Ein Governance-Modell verhindert die Anlage von gleichen Inhalten in SharePoint, es sichert die Skalierbarkeit des Systems und definiert Verantwortlichkeiten für die Systemverwaltung, Pflege und Nutzung (in Rollen und Gruppen).

Hybride Szenarien

Hybride Lösungen integrieren Produktivitätsdienste in SharePoint Online mit einer lokalen SharePoint Server-Umgebung. Unternehmen, die ihre vorhandenen lokalen SharePoint Server-Dienste nach und nach in die Cloud verschieben möchten, bietet die SharePoint Server-Hybridvariante einen abgestuften Migrationspfad, indem hohe SharePoint Server-Arbeitsauslastungen auf die Onlineversion von SharePoint ausgedehnt werden. Zudem bietet SharePoint Online mit Diensten wie Yammer, Delve, Groups oder Videos an vielen Stellen mehr Funktionen als ein lokaler SharePoint Server.

Integration

Mit unserer einzigartigen Integrationskompetenz für ERP, Collaboration und Custom Solutions sowie der Erfahrung aus Kundenprojekten der verschiedensten Branchen sorgen wir für eine durchgängige Portalintegration in Ihre bestehende Systemlandschaft. Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Insellösungen!

Junge Generation

Die junge Generation stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen: Sie fordert Offenheit und Transparenz, soziale Medien sowie einen mobilen und flexiblen Arbeitsplatz. Daher erschaffen wir Collaboration-Portale mit SharePoint, die sowohl den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter hinsichtlich moderner Kommunikation und Arbeit, als auch dem Bedürfnis nach maximaler Datensicherheit des Unternehmens entsprechen.

Knowledge Management

Mit Microsoft SharePoint kann ein unternehmensinternes Knowledge Management professionell etabliert werden. Die SharePoint-Features für eine soziale Vernetzung (wie Benutzerprofile, Yammer und MySite/OneDrive for Business) erleichtern die Expertensuche. Skype for Business macht es zudem möglich, die jeweilige Person in Echtzeit zu kontaktieren, während Dateien ausgetauscht, mit Metadaten angereichert und kategorisiert werden können. Wissen kann mit der Suche leicht durchforscht und gleichzeitig durch ein Berechtigungsmodell geschützt werden.

Lösungen

Was Unternehmen weiter bringt, sind keine Softwareprodukte, sondern Lösungen, die einen wirklichen Mehrwert generieren. Ob Intranet, Extranet oder globales Collaboration-Portal: Wenn gewünscht, individualisieren wir Ihre Lösung, in der natürlich die Anwendungen der gesamten Systemlandschaft (z.B. ERP System, Bewerberportal) reibungslos miteinander interagieren.

Mobilität

Mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets sind auch aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Durch sie kommen auch für Microsoft SharePoint unterschiedlichste Displaygrößen und neue Browser-Typen ins Spiel. Mit mehreren Techniken wie Device Channels (= angepasste mobile Ansichten), Mobile Apps und Responsive Webdesign wird eine breite Palette an Endgeräten unterstützt.

Nintex Workflow

Mit Hilfe von „Nintex Workflow“ können komplexe Prozesse abgebildet und neue Standards gesetzt werden: Beispielsweise werden durch die Workflow-Lösung Geschäftsprozesse, von einem simplen Urlaubsantrag bis hin zur komplexen Integration von externen Anwendungen und Datenquellen, flexibler, kostengünstiger und schneller umsetzbar, als es mit dem SharePoint Standard möglich ist.

NextGen Portale

Mit NextGen Portale bezeichnet Microsoft die Portallösungen der Zukunft für Unternehmen. Sie werden ausgezeichnet durch die intelligente Informationsverteilung mit Office-Graph, durch soziale Interaktionen mit Yammer, durch mobile Erreichbarkeit und benutzerdefinierte SharePoint-Publishing-Funktionalitäten.

Office 365

Microsoft Office 365 stellt Ihnen bereits vertraute Anwendungen wie das Office-Paket, SharePoint und Exchange online zur Verfügung. Die Anwendungen sind immer auf dem neuesten Stand und lassen sich von praktisch überall aus nutzen. Geringe Investitionskosten, niedrige IT-Kosten, flexibles Hinzufügen von Benutzern und Diensten ganz nach Wunsch – so erzielen Sie mit Office 365 den für Ihren Erfolg erforderlichen Return on Investment.

Projektmanagement

In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an Projektmanagement-Lösungen deutlich gestiegen: Mobilität, Geschwindigkeit und Nutzerfreundlichkeit sind zum Muss geworden. Unsere einzigartige Lösung implexis Teamsite+ ermöglicht es speziell großen und dezentralen Teams, sich selbstständiger zu organisieren, transparent zu kommunizieren und sich aktiv an der Ergebnisfindung zu beteiligen. Diese virtuelle Arbeitsumgebung erleichtert den Austausch von Informationen, Vorlagen und Aufgaben im Projekt und stellt eine zentrale sowie nachhaltige Wissensplattform dar.

Qualitätsmanagement

Microsoft SharePoint bietet die ideale Plattform für ein Managementsystem für Qualitätssicherung. Neben einer revisionssicheren Dokumentenlenkung unterstützt SharePoint das Erreichen von Zertifizierungen (z.B. nach DIN EN ISO 9001) und überzeugt durch klare Strukturen und Nachvollziehbarkeit. Mit Microsoft SharePoint steht so ein ausbaufähiges System zur Verfügung, das die Informationsbereitstellung, die Genehmigungsprozesse bei Dokumentenänderungen und die Versionsverwaltung erleichtert.

Redaktion

Soziale Vernetzung und Zusammenarbeit prägen den Arbeitsplatz von morgen. In einem SharePoint Intranet geht es nicht mehr nur um die Verteilung von Informationen und die Abbildung von Prozessen, sondern um Diskussionen und Wissensaustausch. Dies verändert die Rolle der internen Kommunikation nachhaltig: Oblag der Abteilung bislang die Redaktion von Inhalten, hat sie zunehmend die Aufgabe, den Dialog zwischen Führungskräften, Mitarbeitern und Externen zu fördern.

Responsive Design

Ein Responsive Webdesign ist gefragt, wenn es darum geht, anpassungsfähige Websites zu entwickeln, die auf allen Endgeräten gut aussehen. Ganz gleich, ob jemand mit einem PC, Laptop, Tablet oder Smartphone auf eine Website zugreift - er bekommt immer ein für sein Device optimiertes Design angezeigt.

Suche

SharePoint 2016 steht in den Startlöchern und damit eine Erweiterung der SharePoint-Suche. In der neuen Version der beliebten Microsoft-Plattform können Farm-, Intranet- und Office 365-Inhalte mit einer Anfrage durchsucht werden.

Transformation

Der digitale Arbeitsplatz mit seinen flexiblen und mobilen Möglichkeiten bietet neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit, die existierende Arbeitsweisen in Frage stellen. Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, die Transformation zu bewältigen: hin zu vernetztem Denken und einer offenen Unternehmenskultur. Microsoft SharePoint kann die technologische Lösung für den Transformationsprozess sein, doch nur wenn sich Mitarbeiter aktiv am Wissensaustausch beteiligen, schafft sich das Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Usability

Der Erfolg eines SharePoint-Portals hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Nutzer ab. Haben diese ein gutes „Bauchgefühl“ bei der täglichen Nutzung einer Plattform, ist ein wichtiger Meilenstein erreicht. Daher legen auch wir in unseren SharePoint-Projekten einen Fokus auf eine hohe Usability in Form einer intuitiven Benutzeroberfläche, einer personalisierten Startseite sowie eines ansprechenden Designs und einer selbsterklärenden Navigation.

Videos

Kurze Videos sind das Medium Nummer eins für eine schnelle, unbürokratische Informationsverteilung – im Internet wie auch im Intranet. In jedes SharePoint-Portal können Videos eingebunden werden, z.B. für Schulungszwecke oder Führungskommunikation. Viele Unternehmen wagen sich noch zu zaghaft an dieses Medium. Wir klären Sie gerne über Einsatz- und Umsetzungsmöglichkeiten auf.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine Plattform für Produktivität und Zusammenarbeit im Unternehmen. Mit SharePoint können Lösungen für die interne und externe Kommunikation geschaffen, Projekte verwaltet, Wissen ausgetauscht und Mitarbeiter vernetzt werden. Es können unternehmensinterne soziale Netzwerke, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs eingebunden werden. Der Funktionalitätsumfang reicht von Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten bis hin zu benutzerangepassten Suchfunktionen und der Abbildung von Geschäftsanwendungen.

x-Mal Veränderungen anstoßen

Für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft ist von entscheidender Bedeutung, die Voraussetzungen für einen ständigen Veränderungsprozess zu schaffen. Für Führungskräfte wie auch Mitarbeiter heißt das vor allem: Bereitschaft zum kontinuierlichen Lernen. Neben fachlicher Qualifikation ist auch soziale Kompetenz gefragt. Zukünftige Arbeitsmodelle erfordern Entscheidungsfähigkeit, Selbstvertrauen und eine positive Einstellung zu Veränderungen. Im Umgang mit dem Überangebot an Informationen und Daten müssen alle lernen zu priorisieren.

Yammer

Microsoft Yammer ist ein soziales Netzwerk für Unternehmen, das sich in jede SharePoint-Umgebung integrieren lässt. Eine offene Zusammenarbeit bedeutet eine effizientere Zusammenarbeit. Yammer hilft den Teams, sich schnell an Änderungen anzupassen und gemeinsam produktiver zusammenzuarbeiten. Yammer sorgt dafür, dass interne Barrieren eingerissen werden, indem Mitarbeiter miteinander und mit den Informationen verbunden werden, die sie benötigen. So können sie im Handumdrehen Experten finden und Antworten erhalten.

Zusammenarbeit

Sie fragen sich: Was sind die Vorteile einer Collaboration Software? Durch den Einsatz digitaler Technologien wie Microsoft SharePoint lässt sich die Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette zielorientierter und effizienter gestalten. So können Teams durch Projekträume, Skype oder eine interne Social Business Anwendung ortsunabhängig miteinander kommunizieren. Die Flut an E-Mails wird reduziert, Problemstellungen werden effizient gemeinsam angegangen und Entscheidungen schneller getroffen. Auch eine Reduktion der Reisekosten kann verzeichnet werden.

Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne individuell.

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Ralf Bußmann

Business Unit Manager Future Workplace

Steht Ihnen für alle Themen rund um Microsoft SharePoint, Intranet & Extranet, Projekt- und Teamportale, Business Intelligence (BI), Wissensmanagement-Plattformen sowie durchgängige Collaboration zur Verfügung.

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