Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen Unternehmen neuen Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten wie Kontakt- und Kontodaten. Diese betreffen beispielsweise die Dokumentation der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage für die Datennutzung sowie die Auskunftspflicht von Firmen gegenüber ihren Kunden.

Wir verstehen Ihre Herausforderungen

Unsere Lösung ist gezielt auf die umfangreichen Anforderungen der DSGVO ausgerichtet und wird nahtlos in Ihr System integriert. So unterstützen wir Sie optimal darin, diese ohne komplizierte Systemanpassungen zu erfüllen.

datenursprung

Datensatzursprung

Dokumentieren Sie die Methode, wie die Daten gesammelt wurden, z.B. über den Webshop oder eine Anmeldung zum Newsletter.

rechtsgrund

Rechtsgrund

Hinterlegen Sie die rechtliche Grundlage der Datenspeicherung und -verarbeitung, z.B. eine vorvertragliche Maßnahme, ein bestehender Vertrag oder die Einwilligung des Kunden (Opt-in Verfahren).

verarbeitung

Verarbeitungszwecke

Vermerken Sie stets, zu welchen Zwecken die Daten genutzt werden dürfen, z.B. für rechtliche, wirtschaftliche oder ideelle Interessen.

empfänger-daten

Empfänger

Belegen Sie, an welche Dritte oder Drittländer Daten zur Verarbeitung weitergegeben wurden.

Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person

Kunden und Nutzer sind berechtigt, Informationen über die Speicherung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Für Unternehmen ergibt sich daraus die Pflicht, den Verarbeitungsprozess genau zu dokumentieren und auf Anfrage zu erläutern. Unser Softwaremodul bietet alle notwendigen Funktionen, um dieser Pflicht in vollem Umfang nachzukommen.

Transparenz und Datenschutz

Ihre Kunden stellen sich viele Fragen zum Umgang mit ihren Daten: Hat ein Unternehmen Daten von mir gesammelt? Bis wann werden Informationen gespeichert? Wie wurden die Daten erhoben? Wir unterstützen Sie dabei, den Rechtsanspruch Ihrer Kunden auf Antworten zu erfüllen und mit Transparenz und Service zu überzeugen.

Sehen Sie in der Übersicht, welche Details das Auskunftsrecht umfasst:

Was?

Welche Kategorien an personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wozu?

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Wie lange?

Für welchen Zeitraum werden die Daten gespeichert und nach welchen Kriterien wird dieser festgelegt?

Woher?

Aus welcher Quelle stammen die Daten?

An wen?

An welche Empfänger, vor allem in Drittländern oder bei internationalen Organisationen, werden Daten weitergegeben?

Weitere Rechte

In diesem Zusammenhang bestehen beispielsweise das Recht auf Berichtigung oder Löschung der Daten, das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung oder das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

So erfüllen Sie Artikel 15

Mit unserem Tool können Sie den Report für das Recht auf Auskunft schnell und einfach konfigurieren, denn neue Parameter wie Verwendungszwecke oder Empfängerkategorien sind in der Darstellung personenbezogener Daten bereits eingerichtet. Für Debitoren und Interessenten stehen unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung, die aus Microsoft Dynamics AX heraus per WordAPI angesprochen werden. So gibt unsere Lösung Ihnen auf Knopfdruck die Antworten, die Sie benötigen.

Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung (Vergessen werden)

Ihre Kunden haben Anspruch darauf, dass ihre Daten auf ihren Wunsch hin vollständig aus Ihrem System gelöscht oder dauerhaft anonymisiert werden, sodass eine spätere Wiederherstellung nicht erfolgen kann. Unser Softwarebaustein ermöglicht Ihnen, diesem Kundenwunsch mit wenigen Klicks nachzukommen.

Wann müssen Sie Daten „vergessen“?

Damit Sie personenbezogene Daten speichern und verarbeiten dürfen, müssen Parameter wie die Zustimmung des Kunden gegeben sein. Wenn sich diese Voraussetzungen aus bestimmten Gründen ändern, ist eine Löschung oder Anonymisierung der Daten erforderlich.

Mögliche Gründe finden Sie in der Übersicht:

Grund der Erhebung

Die Daten wurden im Zusammenhang mit angebotenen Diensten der Informationsgesellschaft erhoben.

Keine Notwendigkeit

Die Zwecke, für die Sie die Daten erhoben und verarbeitet haben, sind nicht länger relevant.

Widerruf der Einwilligung

Ihr Kunde widerruft seine Einwilligung zur Datenspeicherung und es besteht keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Widerspruch gegen die Verarbeitung

Ihr Kunde legt Widerspruch gegen die Datenverarbeitung ein.

Rechtliche Verpflichtung

Sie werden durch EU-Recht oder durch nationales Recht verpflichtet, die Daten zu löschen.

Unrechtmäßige Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten widerspricht dem EU-Recht oder dem nationalem Recht.

So erfüllen Sie Artikel 17

Unsere Lösung lässt die personenbezogenen Daten nach Prüfung aller relevanten Hinderungsgründe gezielt und terminiert anonymisieren. Somit sind diese nicht mehr für die Identifizierung der Betroffenendaten nutzbar, können jedoch anonymisiert für Auswertungen genutzt werden und stellen kein Risiko für die Datenkonsistenz in der Applikation dar.

Art. 18 DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Als Alternative zur vollständigen Löschung können Kunden auch die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten einfordern. In diesem Falle dürfen die betreffenden Informationen im System gespeichert bleiben, jedoch nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden. Eine weitere Verarbeitung ist nur erlaubt, wenn Rechtsansprüche Dritter oder ein wichtiges öffentliches Interesse der EU oder eines Mitgliedsstaats gegeben sind.

Voraussetzung für die Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Personen das Recht darauf, dass ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

Mögliche Gründe finden Sie in der Übersicht:

Widerspruch gegen die Verarbeitung

Nach dem Widerspruch der betroffenen Person gegen die Datenverarbeitung ist erst zu prüfen, ob die Gründe des Unternehmens für die Verarbeitung überwiegen.

Unrechtmäßige Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten ist nicht rechtmäßig, die betroffene Person verlangt aber keine Löschung, sondern die Einschränkung der Nutzung ihrer Daten.

Hinfälligkeit des Zwecks

Der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung ist nicht länger gegeben. Die Daten sollen jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erhalten bleiben.

Mangelnde Richtigkeit

Die personenbezogenen Daten sind nicht oder nicht mehr korrekt und müssen angepasst werden. Im Rahmen der Prüfung müssen die Daten sofort eingeschränkt werden.

So erfüllen Sie Artikel 18

Ebenso wie der Antrag auf Löschung kann auch der Wunsch des Kunden, die Verarbeitung seiner Daten einzuschränken, mit der implexis Lösung gesteuert werden. So ist der Status der Einschränkung inklusive Zeitstempel jederzeit nachvollziehbar. Sobald die Einschränkung zur Datennutzung aufgehoben oder die endgültige Löschung gewünscht wird, ist dies mit wenigen Klicks umsetzbar.

Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne individuell.

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Alexander Gromann

Business Unit Manager Intelligent Operations

Steht Ihnen für alle Themen rund um die Datenschutz-Lösung, Handelsprozesse, ERP Systeme, Omnichannel-Vertrieb und durchgängige Systemlandschaften zur Verfügung.

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