Die Ausgangssituation

„Wir wollten nicht alles über Bord werfen, sondern bewährte Prozesse optimieren. Ein gutes Beispiel sind abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe: Die gehören heute zum Standard – waren aber im Rahmen des alten Systems praktisch nicht umzusetzen“, erklärt IT-Bereichsleiter Paul Themann. Denn jahrelang arbeitete KIND auf Basis des Großrechnersystems IBM AS/400. Die Unternehmensanwendungen deckten Bereiche wie Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung ab, waren jedoch nur rudimentär über Schnittstellen verbunden. Doch aufgrund der zum Teil stark individualisierten Prozesse zögerte KIND. Als der Support des alten Systems zunehmend schwieriger wurde, war es Zeit zu handeln.

»Wir wollten nicht alles über Bord werfen, sondern bewährte Prozesse optimieren.«

Paul Themann, IT-Bereichsleiter bei der KIND Hörgeräte GmbH & Co. KG

Die Entscheidungskriterien

Die Wahl des passenden ERP Systems folgte Anfang 2009: KIND Hörgeräte entschied sich für Microsoft Dynamics AX. Ausschlaggebend war, dass das ERP System zum vorhandenen Systemumfeld passt. Mit einer Lösung von Microsoft erwartete KIND weniger Probleme bei der Systemintegration. Weitere Aspekte waren die objektorientierte Architektur, die Flexibilität und die Skalierbarkeit. Der Zuschlag für die Implementierung ging an die implexis GmbH aus Nürnberg. Man kannte sich aus früheren Projekten und schätzte die zuverlässige Realisierung komplexer IT-Projekte durch den Microsoft-Partner.

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Die Lösung

Um angesichts der zahlreichen Anpassungen nicht den Überblick zu verlieren, legte das Projektteam Wert auf eine strukturierte Methodik. Für die Analyse, Dokumentation und Umsetzung nutzte man eine angepasste Variante der Standardeinführungsmethode „Sure Step“ von Microsoft. „Es ist wichtig, Prozesse in ihrer vollen Breite und Tiefe zu erfassen“, betont Themann. „Nur so lässt sich verhindern, dass etwas Unvorhersehbares passiert, wenn an einer bestimmten Schraube gedreht wird.“ Die branchenspezifischen Besonderheiten verdeutlicht der Hörgerätekauf: Für jeden Auftrag werden zumeist mehrere Rechnungen fällig – für Krankenkassen, private Zusatzversicherungen, Berufsgenossenschaften und den Kunden selbst. Bei einer Rückgabe wird dieser Prozess in seiner vollen Komplexität in umgekehrter Richtung abgewickelt. Dies gehört bei keiner Unternehmenssoftware zum Standard, weswegen Anpassungen unvermeidlich waren.

Das Ergebnis

Seit Mai 2011 arbeitet KIND Hörgeräte mit Dynamics AX. Die Systeme in den Fachgeschäften sind über die Integrationsplattform Microsoft BizTalk Server integriert. Eine weitere Anbindung besteht zum Portalsystem Microsoft SharePoint Server, das vor allem als Intranet- und Dokumentenmanagementlösung eingesetzt wird.

Die größten Fortschritte erzielte das Projektteam im Bereich der Warenwirtschaft: Hier profitiert KIND Hörgeräte von transparenten Informationen und verlässlichen Zahlen. „Da wir uns auf die Bestände verlassen können, konnten wir zudem den Umfang der Lagerhaltung erheblich reduzieren“, freut sich Themann. „Die Mitarbeiter sind in der Lage, Aufträge schneller zu kommissionieren und Servicefälle schneller abzuarbeiten, so dass wir deutlich an Produktivität zulegen konnten.“ Die einheitlichen Daten vereinfachen die Kommunikation sowie Abstimmung und reduzieren Aufwände. „Künftig soll Dynamics AX im Bereich Kundenmanagement weiter ausgebaut werden“, gibt Themann die Richtung vor.

»Die Mitarbeiter sind in der Lage, Aufträge schneller zu kommissionieren und Servicefälle schneller abzuarbeiten, so dass wir deutlich an Produktivität zulegen konnten.«

Paul Themann, IT-Bereichsleiter bei der KIND Hörgeräte GmbH & Co. KG

Über KIND Hörgeräte GmbH & Co. KG

Die 1952 gegründete KIND Hörgeräte GmbH & Co. KG ist in Deutschland unangefochtener Marktführer im Bereich Hörgeräte. Basis des Erfolgs ist die breite Produktpalette, die von einfachen Geräten bis hin zu individuellen High-Tech-Modellen reicht. Hierzulande gibt es derzeit rund 543 regionale Fachgeschäfte, 14 Filialen existieren v.a. im europäischen Ausland. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.700 Mitarbeiter.

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Michael Ferschl

Managing Director

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