Mit der SharePoint 2013-basierten Lösung der Nürnberger implexis GmbH verbessert der Landmaschinen- und Nutzfahrzeughersteller seine internen Prozesse, stärkt das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern und steigert seine Attraktivität als Arbeitgeber. Schneller Zugriff auf aktuelle Informationen, Dateien und Applikationen sowie Möglichkeiten für den interaktiven Austausch mit Kollegen weltweit: Diese Anforderungen sollte das neue Intranet für alle Kollegen – sowohl im Office als auch in der Fertigung – erfüllen. Entstanden ist ein Intranetportal, das viele Aspekte vereint, von zentralen Unternehmensnews, über einen Geschäftsführerblog bis hin zum unternehmensinternen Flohmarkt.

Von der globalen Zielsetzung zum individuellen Nutzen

Bereits in vierter Generation ist die KRONE-Gruppe einer der führenden Hersteller von Landmaschinen und Nutzfahrzeugen. Hohe Produktqualität und Innovationskraft, eine ausgewiesene Dienstleistungsmentalität und gelebte Kundennähe kennzeichnen die Erfolgsgeschichte des Familienunternehmens. Die Verbindung eines zukunftsorientierten Geschäftsmodells mit Tradition und stabilen Werten prägt die Beziehung zu Kunden und Mitarbeitern. Hierfür sollte im ersten Schritt eine einheitliche Dialog- und Austauschplattform für die beiden Unternehmenssparten „Nutzfahrzeuge“ und „Landmaschinen“ geschaffen werden, in der mehr als 3.000 Mitarbeiter an zwei Standorten in Deutschland gleichberechtigt auf alle Inhalte zugreifen können. Dabei sollten jedem Mitarbeiter die entscheidenden Informationen für seinen Standort im spezifischen Design seines Geschäftsbereichs angezeigt werden. Zudem sollte die Plattform als zentraler Ablageort für Dokumente nutzbar sein und die Anbindung an das bestehende ERP-System von SAP sowie die etablierte Microsoft Office-Welt ermöglichen.

Vor diesem Hintergrund und auf Empfehlung eines befreundeten Unternehmens betraute die KRONE-Gruppe die Nürnberger SharePoint-Experten implexis mit der Umsetzung. Die Vorphase des Projektes begann im September 2015 mit dem Ziel, alle Mitarbeiter einzubeziehen und die Lösung exakt auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Hierzu führte implexis gemeinsam mit dem KRONE Projektteam Workshops, Gruppendiskussionen und Interviews mit Vertretern aller Abteilungen und auf jeder Ebene des Unternehmens durch. Aus der Analyse der gesammelten Informationen wurden die prozessualen und inhaltlichen Anforderungen definiert. Im April 2016 fiel der Startschuss für die Hauptprojektphase.

»Wir wollen unsere Werte im Unternehmen leben und glaubhaft nach außen tragen. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen und zwischen den einzelnen Abteilungen dauerhaft zu verbessern, haben wir die Notwendigkeit eines zentralen Kommunikations- und Collaboration-Tools erkannt.«

Guido Ringling, Projektleiter bei der KRONE-Gruppe

Projektablauf mit integriertem Lehrgang

Für die Umsetzung von KRONE connect richtete implexis zunächst eine gemeinsame Projektplattform auf Microsoft Sharepoint-Basis ein. Ab Anfang Dezember 2016 stand dem Team ein funktionierender Prototyp des Intranetportals zur Verfügung, um Testläufe durchzuführen und Fehler zu eliminieren. Zum Jahresende 2016 war die Lösung bereits zu einem produktiven Live-System weiterentwickelt, in dem die Redaktionsteams ihre Arbeit aufnehmen konnten. Der stringente Aufbau und Ablauf des Projekts hat KRONE überzeugt.

»Wir konnten eine Art Tutorial mit Feedback-Loop in den laufenden Prozess integrieren und uns eng und unkompliziert mit dem KRONE-Team abstimmen. Dadurch hatten wir jederzeit ein gemeinsames Verständnis von Stand und Fortgang des Projekts.«

Pedro Marcos, Projektleiter bei implexis

Einheitliche Standards und individuelles Customizing

Mit dem Go-Live zum 01. März 2017 wurde die Umsetzung abgeschlossen. Die Lösung enthält nützliche Standard-Features wie Unternehmens- und Personal-News, Eventkalender und den Geschäftsführer-Blog, über den die 14 Geschäftsführer der Gruppe individuell Botschaften an die Belegschaft kommunizieren.
Darüber hinaus implementierte implexis verschiedene Module, die über den Microsoft SharePoint-Standard hinausgehen, etwa Kantinenpläne oder den Bereich „MyLinks“, in dem sich jeder Nutzer seine persönliche Linkliste zusammenstellen kann. Der betriebseigene „Flohmarkt“ bietet schließlich die Möglichkeit, Neues, Altes und Gebrauchtes zum gegenseitigen Nutzen im Kollegenkreis weiterzugeben. Standardmäßig werden jedem Mitarbeiter die Informationen für seinen Standort angezeigt. Aber auch alle anderen Informationen sind bequem verfügbar: Jedes Inhaltselement hat ein Menü, mit dem sich die entsprechenden Informationen an anderen Standorten anzeigen lassen. Sei es der Kantinenplan in Spelle, der Eventkalender für Werlte oder die letzten Neuigkeiten der verschiedenen Standorte.

»Die gesamte Abwicklung war ausgesprochen gut strukturiert und organisiert. Die Umsetzung erfolgte vollständig in Time & Budget – wir waren ehrlich gesagt überrascht, wie reibungslos alles abgelaufen ist.«

Guido Ringling, Projektleiter bei der KRONE-Gruppe

Einbindung von Unternehmens- und Mitarbeiterstrukturen

Die Zuordnung zu den Geschäftsbereichen erfolgt bei KRONE connect über die Farbschemata des Portals: Die Mitarbeiter im Segment Nutzfahrzeuge bewegen sich im Intranet durch ihr gewohntes Blau, die Kollegen bei den Landmaschinen navigieren in den vertrauten Grüntönen. Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung stellte auch die Mitarbeiterstruktur dar: Circa 70 Prozent der Mitarbeiter der KRONE-Gruppe sind in der Fertigung beschäftigt und verfügen über keinen eigenen Arbeitsplatz mit persönlichem Intranetzugang. Allerdings ist im Rahmen von Werkstätigkeiten regelmäßig der Zugriff auf das interne Datennetz erforderlich. Hierfür teilen sich jeweils bis zu fünf „Werker“ ein Computerterminal. In dessen Browser ist die Startseite von KRONE connect als „Default“ hinterlegt, so dass auch die Produktionsmitarbeiter mit aktuellen Inhalten versorgt werden.

»Durch Wiedererkennungswerte schaffen wir eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Insbesondere machen wir auch die etablierte Microsoft Office-Welt mit den vertrauten Funktionen über das Intranetportal zugänglich. So lassen sich Synergieeffekte nutzen und die Mitarbeiter finden sich schnell und ohne große Umstellung zurecht.«

Rainer Straub, Consultant bei implexis

Gesteigerte Attraktivität und Effizienz

Von der Einführung der SharePoint-basierten Intranetlösung verspricht sich KRONE eine dauerhafte Effizienzsteigerung bei internen Prozessen. Die ersten Erfolge sind bereits spürbar. „Das Feedback unserer Mitarbeiter ist bislang durchweg positiv und die Lösung wird sehr gut angenommen“, wie Henning Jansen, Teamleiter Marketing bei der KRONE Commercial Vehicle Group erläutert. Bernard Krone, geschäftsführender Gesellschafter der Krone-Gruppe, legt auf einen Aspekt ganz besonderen Wert: „KRONE connect steigert unsere Attraktivität als Arbeitgeber. Wenn wir auf lange Sicht erfolgreich sein wollen, müssen wir die besten Leute langfristig für unser Unternehmen begeistern. Das geht nur, wenn die internen Abläufe state-of-the-art sind.“ Aus diesem Grund betrachtet er das Intranet als „lebendes Tool, das sich ständig weiterentwickelt“. In diesem Sinne wird das Projekt weiterhin von implexis technisch betreut und auch die Einbindung eines zusätzlichen Collaboration-Tools zur Abbildung der internen KRONE-Prozesse ist bereits in Planung.

»KRONE connect steigert unsere Attraktivität als Arbeitgeber. Wenn wir auf lange Sicht erfolgreich sein wollen, müssen wir die besten Leute langfristig für unser Unternehmen begeistern. Das geht nur, wenn die internen Abläufe state-of-the-art sind. «

Bernard Krone, geschäftsführender Gesellschafter der Krone-Gruppe

Über Bernard Krone Holding SE & Co. KG

Die KRONE-Gruppe zählt zu den weltweit führenden Herstellern in den Bereichen Landtechnik und Nutzfahrzeuge. Unter dem Dach der Bernard KRONE Holding SE & Co. KG agieren die KRONE Agriculture SE mit Hauptsitz in Spelle und die KRONE Commercial Vehicle SE in Werlte. Im Jahre 1906 gründeten Bernhard und Anna Krone den Betrieb in Spelle als Schmiede- und Handwerksbetrieb und legten so den Grundstein für das heute weltweit operierende Unternehmen. Seit 2010 wird es in vierter Generation von Bernard Krone geführt. Im Geschäftsjahr 2015/2016 erwirtschafteten die knapp 4.300 Mitarbeiter der KRONE-Gruppe Umsatzerlöse in Höhe von rund 1,8 Mrd. Euro.

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Ralf Bußmann

Business Unit Manager Future Workplace

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