implexis News

implexis GmbH kreiert für Heinrich Heine neues Mitarbeiterportal „Campus“

16.12.2015

implexis GmbH kreiert für Heinrich Heine neues Mitarbeiterportal „Campus“

Go Live für das neue Mitarbeiterportal der Heinrich Heine GmbH: Das Karlsruher Versandhandelsunternehmen beauftragte den Nürnberger IT-Experten implexis mit der Konzeption seines neuen Mitarbeiterportals namens „Campus“. Ziel der Neukonzeption war die Optimierung der Mitarbeiterkommunikation. Diese betraf die Zusammenarbeit, Prozesse als auch den Informationsfluss. Dank zahlreicher neuer Funktionen im Mitarbeiterportal „Campus“, basierend auf der Microsoft SharePoint Anwendung, hat sich die Zusammenarbeit über sämtliche Team- und Projekträume hinweg verbessert. Rund ein Jahr nach dem Kick-Off ging das Portal 2015 live. Dank attraktiver Benutzeroberfläche, intuitiver Bedienbarkeit und stufenweiser Implementierung haben die Heinrich Heine Mitarbeiter die unternehmensweite Informationsplattform „Campus“ begeistert angenommen.

2015 war es soweit: Das neue Portal „Campus“ löste durch Live-Schaltung das bestehende Mitarbeiterportal auf Oracle-Basis ab. Mit „Campus“ wurde vor allem das Finden von Informationen, Wissen und Dokumenten sowie eine übergreifende Volltextsuche erleichtert. Vor der Einführung von „Campus“ wurden bei Heinrich Heine abteilungs- und teaminterne Dokumente über einen zentralen Fileserver ausgetauscht, was viel Zeit in Anspruch nahm. Das neue Intranet auf SharePoint-Basis sollte dies beschleunigen und neue Standards in der internen Kommunikation setzen. „Unser Slogan „Heine – immer etwas Besonderes“ sollte nicht mehr länger nur für unsere Produkte, sondern auch für unsere interne Kommunikation, gelten. Mit unserem Portal auf SharePoint-Basis wollten wir neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz von morgen setzen“, so Ralf Kallenborn, Senior Experte – Corporate IT Management der Heinrich Heine GmbH. Für die Umsetzung dieses Projekts entschied sich Heine für den Nürnberger IT-Experten implexis GmbH, der vor allem durch jahrelanges SharePoint Know-how und Projektmethodik überzeugen konnte.

Interne Kommunikation auf höchstem Niveau

implexis entwickelte für die Heinrich Heine GmbH auf Basis von SharePoint 2013 die individuelle Portallösung „Campus“. Das neue Intranet hat den Heinrich Heine Mitarbeitern sehr viel zu bieten: Neben einer übergreifenden Volltextsuche bietet die neue Portallösung vor allem Personalisierung und eine einfache selbstständige Inhaltspflege. Jeder Mitarbeiter kann sich neben feststehenden News seine persönlichen News-Favoriten setzen. Zudem gibt es sogenannte Blitzlicht-News, die als Header auf der Startseite schnell und prägnant auf wichtige Informationen aufmerksam machen. Die flexible News-Gestaltung erlaubt Redakteuren zudem die einfache und schnelle Veröffentlichung interner oder globaler Neuigkeiten. Dabei wurde das neue Portal möglichst nahe am Standard belassen, um Alt-Daten ins neue System zu migrieren. Neben der wichtigen Herausforderung Informationsfluss wurden auch die Themen Projekt- und Teamarbeit, Forum sowie Workflows und Formulare konzipiert und im Portal „Campus“ dargestellt. Als ein weiteres Novum hat implexis Office Web Apps in das Portal integriert. Dadurch können sich die Heinrich Heine Mitarbeiter Office-Dateien mit Hilfe eines Vorschau-Fensters direkt in SharePoint anzeigen lassen, ohne diese extra herunterladen zu müssen. Somit wurden interne Arbeitsprozesse um ein Vielfaches vereinfacht und nutzerfreundlicher gestaltet. Für Ralf Kallenborn war der Schritt ein wichtiger Meilenstein für die erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation innerhalb von Heinrich Heine: „Seit es unser neues Portal gibt, haben die Inhalte deutlich an Masse und Klasse gewonnen und unsere Redakteure freuen sich über ihre neue Selbstständigkeit bei der Inhaltspflege.

Nachhaltige Mitarbeiterkommunikation

Hauptaugenmerk bei der Implementierung des neuen Mitarbeiterportals „Campus“ lag auf der umfangreichen Schulung der Heinrich Heine Mitarbeiter durch implexis. Ziel war, sie durch Mitmachaktionen und kleine Übungen mit den neuen Funktionen des Portals vertraut zu machen. Im „Forum“ können die Mitarbeiter zudem jederzeit Fragen zu „Campus“ stellen. Der Go-Live Tag wurde von implexis als kleines Event für die Mitarbeiter konzipiert, bei dem sie das neue Mitarbeiterportal selbst umfangreich ausprobieren konnten. Die Veranstaltung wurde mit Flyern, Luftballons und einer Foto-Ecke begleitet. Die Flyer enthielten Kurz-Anleitungen und Informationen zum neuen Portal. In der Foto-Ecke konnten sich alle Mitarbeiter fotografieren lassen und das Bild gleich als Profilbild im neuen Intranet hinterlegen. Ein durchgängiges Berechtigungs- und Governance-Konzept begleitet Heinrich Heine auch nach dem Go-Live. Zudem werden die Hauptnutzer und Redakteure kontinuierlich für die neue Softwarelösung durch implexis geschult.

Lesen Sie hier die vollständige Case Study.