Um das bestehende Portal auf Oracle-Basis abzulösen, hat sich die Heinrich Heine GmbH strategisch für den Microsoft SharePoint Server 2013 entschieden. Mit dem Ziel, die klassischen Collaboration- und Intranet-Szenarien wie Zusammenarbeit, Prozesse und Informationsfluss zu verbessern, wurde seit März 2014 das neue Mitarbeiterportal „CAMPUS“ konzipiert, diskutiert, implementiert und mit Inhalten gefüllt. Rund ein Jahr nach dem Kick-Off ging das Portal im Frühjahr 2015 live und wurde sehr gut von den Mitarbeitern angenommen.

Die Ausgangssituation

Ein Mitarbeiterportal bei der Karlsruher Otto-Tochter Heinrich Heine GmbH auf Basis von Oracle bestand schon lange. Abteilungs- und teaminterne Dokumente wurden über einen zentralen Fileserver mit klassischen Fileablagestrukturen ausgetauscht. Dadurch gestaltete sich das Suchen und Finden von Informationen, Wissen und Dokumenten sehr schwer und nicht nur die verschiedenen Dokumenten-Versionen waren eine große Herausforderung – auch deren Verschlagwortung war nicht möglich. Durch die notwendige, übergreifende Zusammenarbeit wurden Dokumente häufig als E-Mail versendet, was wieder zu einer redundanten Mehrfachablage von Dokumenten, Informationen und Wissen führte. Auch die internen Prozesse, die Genehmigungen verlangen sowie eine übergreifende Volltextsuche, waren im alten Portal nicht enthalten.

»Unser Slogan „Heine – immer etwas Besonderes“ sollte nicht mehr länger nur für unsere Produkte, sondern auch für unsere interne Kommunikation, gelten. Mit unserem Portal auf SharePoint-Basis setzen wir neue Maßstäbe für den Arbeitsplatz von morgen.«

Ralf Kallenborn, Senior Experte - Corporate IT Management

Die Entscheidungskriterien

Das neue Portal sollte als Austausch-, Prozess-, Veröffentlichungs- und Zusammenarbeitsplattform dienen und den Mitarbeitern die tägliche Arbeit erleichtern. Die Entscheidung für die SharePoint-Technologie fiel bereits im Rahmen eines Vorprojektes.
Während des Ausschreibungsverfahrens konnte die implexis GmbH Heinrich Heine von ihren Qualitäten überzeugen: das jahrelange SharePoint Know-how, die Projektmethodik mit eigenem Tool (Teamsite+) sowie der Branchenfokus auf den Handel haben die Heine-Entscheider angesprochen.
Ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Technologie und Dienstleister lag im Nutzen von Synergien.

Die Lösung

Das neue Mitarbeiterportal auf der aktuellsten Version von SharePoint bietet den Heine-Mitarbeitern immense Vorteile bei der täglichen Arbeit wie der schnellere Zugriff zu persönlich relevanten Informationen, der Austausch von Wissen und eine effizientere Kommunikation mit Kollegen. Durch die Funktion des Teasers sowie durch die flexible News-Gestaltung, die es Redakteuren aus jedem Bereich erlaubt, interne oder globale News für Heine zu veröffentlichen, können schnell und prägnant wichtige Informationen zur Verfügung gestellt werden. Neben der Herausforderung „Informationsfluss“ wurden auch die Themen Projekt- und Teamarbeit, Forum sowie Workflows und Formulare konzipiert und dargestellt.
Während der Umsetzung lag ein besonderes Augenmerk darauf, dass das Portal möglichst nahe am SharePoint-Standard bleibt. Zudem wurden bestimmte Alt-Daten ins neue System migriert. Ein durchgängiges Berechtigungs- und Governance-Konzept begleitet Heine auch nach dem Go-Live. Zudem wurden KeyUser und Redakteure auf die neue Softwarelösung geschult.
Um die Office-Welt noch besser ins Portal zu integrieren, hat sich Heine auch für die Office Web Apps entschieden. Diese ermöglichen es dem Nutzer, sich Office-Dateien mit Hilfe eines Vorschau-Fensters direkt in SharePoint anzeigen zu lassen, ohne diese herunterladen zu müssen.

Das Ergebnis

Startseite

Die Startseite sollte übersichtlich und personalisiert sein und alle wichtigen News und Informationen anzeigen. Dies wurde unter anderem durch die Implementierung von Favoriten gelöst. Während gewisse Favoriten fest vorgegeben sind, können sich Nutzer zusätzliche mit einem Klick selbst setzen.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, Teaser und Blitzlicht als News einzustellen. Die Teaser-Texte laufen im oberen Bereich auf der Startseite durch – ähnlich wie es User im TV bei n-tv kennen. Heine nutzt diese Möglichkeit, um Mitarbeiter auf kurze wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Die Blitzlicht-News werden von der Heine-IT gepflegt und genutzt, wenn es Wartungsarbeiten bei der Telefonanlage gibt oder IT-Systeme kurzfristig ausfallen.

Eine weitere Personalisierung wurde bei den News implementiert: Jeder Unternehmensbereich hat Redakteure, die News einpflegen. Pro News wird entschieden, ob es bereichsinterne oder globale News sind. Bereichsinterne News werden nur in dem jeweiligen Unternehmensbereich dargestellt, globale sind auf der Startseite für alle User sichtbar. Somit werden auf der Startseite die News nicht erstellt, sondern nur „aggregiert“ angezeigt.

Bereichsseiten

Um die verschiedenen Unternehmensbereiche und Abteilungen von Heine auch im Intranet abzubilden, war es ein Wunsch, je eine Seite für deren Vorstellung abzubilden. Neben der Information über die Abteilung werden auch der Bereichsleiter/die Bereichsleiterin und der Redakteur/die Redakteurin angezeigt. Jeder Bereich hat auf seiner Bereichsseite auch eine Dokumenten-Bibliothek, in der alle relevanten Dokumente liegen.

Go-Live Tag

Am Go-Live Tag wurden die Mitarbeiter mit Flyern, Luftballons und einem Fotografen überrascht: In Schichten wurden Flyer an die Kollegen verteilt, in dem Kurz-Anleitungen und Informationen zum neuen Portal standen. Zudem gab es eine Foto-Ecke mit „CAMPUS-Luftballons“. Hier konnten sich alle Mitarbeiter fotografieren lassen und das Bild später gleich für die neue MySite nutzen – eine Anleitung, wie sie dieses online stellen, war auf dem Flyer vorhanden.

»Seit es unser neues Portal gibt, haben die Inhalte deutlich an Masse und Klasse gewonnen, und unsere Redakteure freuen sich über ihre neue Selbstständigkeit bei der Inhaltspflege.«

Ralf Kallenborn, Senior Experte - Corporate IT Management

Die Vorteile für den Kunden

Das implexis Teamsite+ Projektportal, welches auf Basis von SharePoint 2013 läuft und bei allen Kundenprojekten zum Einsatz kommt, wurde auch bei Heine von Anfang an etabliert und genutzt. Somit kam das Projektteam schon sehr früh mit der neuesten SharePoint Technologie in Berührung.
Ein Vorteil des neuen Portals von Heine liegt in der verbesserten Inhaltspflege. Redakteure erstellen nun eigenständig Inhalte und pflegen diese auch im Portal. Die Inhalte sind dadurch deutlich mehr geworden und die Redakteure schätzen das selbstständige Arbeiten. Darüber hinaus konnte Heine bereits nach kurzer Zeit eine deutlich verbesserte und effizientere Zusammenarbeit über Team- und Projekträume feststellen. Ein Grund dafür sieht das Unternehmen darin, dass sich Kollegen nicht an die IT wenden müssen, um einen neuen Raum zu erstellen, sondern dies direkt über einen Workflow anstoßen können. Mit Nintex Workflow und Forms wurden die Prozesse und Formulare deutlich schlanker und nutzerfreundlicher. Die IT von Heine erstellt damit auch eigenständig Workflows und Formulare.

Über die Heinrich Heine GmbH

Die Heinrich Heine GmbH ist führender Anbieter für aktuelle Mode und inspirierende Einrichtungsideen. Das Karlsruher Unternehmen bietet neueste Trends aus den Bereichen Mode und Wohnen mit einer hohen Beratungsqualität passgenau für die anspruchsvolle Frau an, die Wert auf ihre Individualität legt. Heine überzeugt durch exzellente Qualität und Aktualität der Sortimente und setzt mit seiner attraktiven Markenwelt hochwertiger Eigen- und Fremdmarken Akzente. Heine ist ein Unternehmen der Otto-Group, dem weltweit zweitgrößten Onlinehändler mit dem Endverbraucher (B2C). Kunden können die Ware aus Deutschland über Onlineshops in fünf europäischen Ländern sowie jährlich aus zwei Hauptkatalogen und über 30 verschiedenen Spezialkatalogen beziehen. Am Firmensitz Karlsruhe sind rund 600 Mitarbeiter beschäftigt.
Weitere Informationen unter www.heine.de

Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne individuell.

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Ralf Bußmann

Business Unit Manager Collaboration & Custom Solutions

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