Für die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik entwickelte die implexis GmbH eine neue, individuelle SharePoint-Lösung, die seit Juli 2014 bei dem Münchner Unternehmen eingesetzt wird. Als kompetenten SharePoint-Dienstleister engagierte die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik aus München die Spezialisten der implexis GmbH, um Arbeitsabläufe zu optimieren und eine neue Form des Arbeitens zu schaffen.

Die Ausgangssituation

Die Projektleitung der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik erhält täglich zirka 150 Mails pro Projekt sowie zahlreiche Dokumente und Bilder, die jeweils thematisch den Projekten zugeordnet werden müssen. Bisher hatte die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik für diesen Ablauf ein Projektportal, das keinen geordneten und schnellen Überblick ermöglichte, weshalb das Münchner Unternehmen auf der Suche nach einer neuen Lösung war. Benötigt wurde ein übersichtliches Portal zur Projektorganisation, das die Anhäufung von E-Mails in Microsoft Outlook verhindert und die eingehenden Nachrichten sowie Projektbilder und Dokumente automatisch den Projektthemen im Projektportal korrekt zuordnet sowie für alle Projektbeteiligten verfügbar macht. Der Hauptfokus lag dabei für das Unternehmen darauf, einen „Arbeitsplatz der Zukunft“ zu schaffen, der den Mitarbeitern ermöglicht, das System frei wählen zu können, über welches sie arbeiten möchten (in Outlook oder direkt im Portal). Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter systemübergreifend auf alle wichtigen Informationen zugreifen können.

Des Weiteren wollte die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik mit der neuen Lösung die Zusammenarbeit der Mitarbeiter im Team verbessern und einen höheren Automatisierungsgrad zur Arbeitserleichterung schaffen.

Die Entscheidungskriterien

Für eine funktionierende IT-Lösung suchte die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik einen zuverlässigen und kompetenten Microsoft SharePoint Dienstleister, der solch ein Portal aufbauen und die Mitarbeiter fachgerecht schulen kann. Gleichzeitig war Deeskalations-Können gefragt, um das bisher nicht optimal aufgebaute Portal entsprechend in die neue Lösung zu überführen, die Mitarbeiter für den neuen Versuch zu motivieren und den zukünftig reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Da die implexis GmbH über eine herausragende SharePoint-Expertise sowie Kompetenzen in vielen weiteren Technologien verfügt und zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung der bestehenden Lösung anbot, entschied sich die Firmenleitung für die Nürnberger IT-Spezialisten.

Optimale Datenordnung beim Münchner Unternehmen

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Die Lösung

Gelöst wurde die Herausforderung der übersichtlichen Verwaltung der Projekte sowie der Flut an E-Mails, Dokumenten und Projektbildern durch eine technologieübergreifende Lösung: eine sogenannte SharePoint-Farm, die mit einem Technologie-Mix aus Microsoft SharePoint, Microsoft .NET, Microsoft Exchange und Microsoft Office 2013 umgesetzt wurde.

Das Portal ist dabei so aufgebaut, dass die jeweiligen Mitarbeiter innerhalb der Hauptbereiche „Intern“ und „Abteilungen“ nur die Themen und Abteilungen sehen, für welche sie die Berechtigungen haben. So beinhaltet der Hauptbereich „Intern“ beispielsweise Themen wie aktuelle Normen, Mitarbeiterfotos oder das Qualitätsmanagement-System. Im Bereich „Abteilungen“ sind die einzelnen Seiten der Abteilungen als individuelle Teamsites abgebildet, die stets über einen einheitlichen Navigationsbereich verfügen. Den größten Augenmerk legte die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik auf den dritten Hauptbereich „Projekte“, da hier alle projektrelevanten E-Mails, Bilder und Dokumente verwaltet werden. Für jedes Projekt gibt es ein eigenes Projektportal, für welches alle Mitarbeiter standardmäßig das Leserecht besitzen.

Eine Besonderheit der Portaleinstiegsseite im Bereich „Projekte“ ist die spezielle Suche: Die User können hier die Suchinformationen „Projektname“, „Projektnummer“, „Projektland“ und „Projektort“ in die obere, dunkelblaue Leiste verschieben. Dadurch ergeben sich mehrere Filter- und Suchmöglichkeiten zur schnellen Ergebnisfindung.

Wird innerhalb des Bereiches „Projekte“ ein neues Projektportal erzeugt, werden automatisch Berechtigungen vergeben, Bibliotheken, teilweise mit Ordnern erstellt, sowie Listen angelegt und die Navigation vorgegeben – der User muss somit keine Strukturen anpassen und auch keine Bibliotheken oder Listen innerhalb eines Portals erstellen.

Die Besonderheit der neuen Lösung ist vor allem, dass damit eine neue Form des Arbeitens geschaffen wird: Alle Mitarbeiter können frei wählen, ob sie über Outlook oder direkt im Portal arbeiten möchten. Die Projektleiter, welche bei der Erstellung eines neuen Projektportals festgelegt werden, haben dafür die Möglichkeit, innerhalb des Projektportals Outlook zu integrieren. Dies kann mit Hilfe von sogenannten Website-Postfächern erfolgen, die dieselben Ordner aufweisen, wie die Projekte innerhalb des Portals.

Die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik hat mit Hilfe dieser Website-Postfächer die Möglichkeit, wichtige E-Mails, Bilder und Dokumente in einen extra Outlook-Ordner ganz einfach per Drag’n’Drop zu schieben – dieser wird dann automatisch mit dem Projekt synchronisiert. Somit stehen die verschobenen Dateien allen anderen Mitarbeitern im Portal sowie gleichzeitig in den Website-Postfächern zur Verfügung. Die Integration ermöglicht den Mitarbeitern daher systemunabhängig zu arbeiten und dennoch immer auf dieselbe Datenbasis, d.h. auf alle wichtigen Nachrichten, Projektbilder als auch Dokumente, die im Portal automatisch den Projektthemen zugeordnet wurden, zuzugreifen.

Den Mitarbeitern wird dadurch auch die Suche nach relevanten Informationen vereinfacht. In diesen „Arbeitsplatz der Zukunft“ wurde zudem eine automatische Verschlagwortung (Indexierung) von E-Mails integriert. Beim Verschieben von E-Mails in einen Ordner oder in eine Bibliothek innerhalb des Portals werden mailspezifische Metadaten, wie zum Beispiel Absender, Adressat, Sendezeit, Betreff oder auch Anhänge automatisch abgespeichert. Zusätzliche Metadaten können darüberhinaus manuell hinzugefügt werden.

Hervorzuheben ist das automatische Auflösen der lokalen Ordnerstruktur in Metadaten. Dokumente und Ordner können einfach per Drag’n’Drop in Bibliotheken innerhalb eines Portals geschoben werden. Das heißt, wenn Dokumente lokal in Ordnern abgelegt sind und die ganze Ordnerstruktur in eine Portalbibliothek geschoben wird, so wird die lokale Ordnerstruktur automatisch als Metadatum zum Dokument übernommen und muss somit nicht manuell im Portal ausgefüllt werden.

Gleichzeitig werden folgende Metadaten beim Verschieben ebenfalls automatisch befüllt: Titel, Name, Projektnummer, Projektland, Projektstandort, Projektbereich. Das automatische Auflösen der Ordnerstruktur in Metadaten wurde eigens von den implexis Experten entwickelt.

Die Umsetzung

Nach dem Start Ende 2013 ging das Projekt bei einer angesetzten Projektdauer von acht bis zehn Monaten im Juli 2014 live. Für eine erfolgreiche Umsetzung war eine ständige projektbezogene Kommunikation mit allen Beteiligten erforderlich: ca. 180 Mitarbeiter der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik wurden von implexis, beispielsweise in Schulungen, mit der Thematik einer SharePoint-Farm vertraut gemacht und in ihre Bedienung eingewiesen. Dabei konnten die implexis Spezialisten die Mitarbeiter für das geplante Portal durch das Aufzeigen künftiger Arbeitserleichterungen mit Hilfe der SharePoint-Farm sowie durch ein ausführliches Handbuch begeistern als auch Akzeptanz für die Umsetzung erreichen und Vertrauen als zuverlässiger Projektpartner gewinnen.

Die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik arbeitet seit Juli 2014 mit dem neuen Projektportal. Zur Unterstützung einer reibungslosen Einarbeitung mit der SharePoint-Farm wurden zusätzlich zu dem Handbuch 16 hilfreiche Kurz-Videos von implexis erstellt. Die Videos sind genauso wie das Handbuch aufgebaut und gliedern sich in die einzelnen Inhaltsbereiche, damit die Mitarbeiter schnell das richtige Video finden. Seit August 2014 begleitet implexis die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik mit betriebsbegleitenden und -unterstützenden Dienstleistungen, um das Unternehmen im Rahmen seines IT-Supports auch weiterhin bestmöglich zu unterstützen.

»Mit der implexis GmbH als SharePoint-Dienstleister sind wir sehr gut aufgehoben.«

Herr Dr. Fleck, Geschäftsführer der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik

Die Vorteile für den Kunden

Eine erhebliche Erleichterung für die Mitarbeiter ist es, dass sie durch die identische Datenbasis, zu welcher die Mitarbeiter in Outlook sowie im Portal Zugang haben, weiterhin frei wählen können, über welches System sie ihre tägliche Arbeit ausführen. Dadurch steigt die Akzeptanz der Lösung und große Schulungsmaßnahmen entfallen.

Dank der neuen Portallösung hat sich vieles für die Mitarbeiter der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik verbessert, denn sie ermöglicht eine zentrale, übersichtliche und vor allem schnelle sowie userfreundliche Datenablage. Aufgrund dieser Transparenz sowie der einfachen Benutzeroberfläche und dem standardmäßigen Leserecht aller Mitarbeiter auf jedes Projektportal, sind alle Daten für jeden Projektbeteiligten jederzeit leicht auffindbar. Änderungen, die an Dokumenten vorgenommen werden, sind dank der Versionierung sofort für alle einzusehen. In den Bibliotheken sorgen die Neuerungen, dass E-Mails, Bilder oder Dokumente als Vorschau angezeigt werden können, ebenfalls für eine umfassende Übersicht.

Die SharePoint-Farm sorgt dank der automatisierten Vorgänge im Portal, wie der Verschlagwortung, welche Grundvoraussetzung für eine schnelle Suche ist, dem Upload von lokalen Dokumenten auf das Portal ganz einfach per Drag’n’Drop, der E-Mail-Synchronisierung oder der automatischen Bildgrößenberechnung, für eine hohe Zeitersparnis und Erleichterung der täglichen Arbeit. Auch Partner können dank der neuen Lösung komfortabler eingebunden werden. Eine globale sowie zentrale Suche ist ab sofort, dank der Verschlagwortung, effizienter durchführbar: mit sogenannten Refiners, bei denen auch die Metadaten der Bibliotheken eingebunden sind, können die User das Suchergebnis eingrenzen und kommen dadurch sowie durch das Vorschau-Fenster innerhalb der Suche schneller zum gewünschten Ergebnis.

Daneben ermöglichen die Website-Postfächer, dass erhaltene E-Mails oder Bilder durch einfaches Verschieben in die genannten Postfächer automatisch mit SharePoint synchronisiert werden. Dadurch sind alle projektspezifischen E-Mails samt deren Anhänge und Dokumente innerhalb des Portals für die Projektbeteiligten zugänglich und Anlagen werden beim Verschieben automatisch in den zugehörigen Bibliotheken abgespeichert.

Im Zuge der neuen, technologieübergreifenden Lösung können ebenso technische Optimierungen, wie die Auslagerung großer Dateien (>40 GB), die Vorbereitung eines Langzeitarchivs oder eine wartbare Systemumgebung, erzielt werden.

»So stelle ich mir das Arbeiten im 21. Jahrhundert vor, darauf lässt sich aufbauen.«

Herr Martin, Geschäftsführer der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik

Über die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik

Die MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik ist seit fast 90 Jahren als Generalunternehmer, Konsortialpartner/-führer, Lieferant von Komponenten/Losen oder als Engineeringpartner auf dem Gebiet der Verbrennung von diffizilen Brennstoffen – ballastreiche Kohle, Abfall – erfolgreich tätig. Das Münchner Unternehmen konzentriert sich heute ausschließlich auf den Bau von Abfallverbrennungsanlagen und deckt von der Errichtung über die Betreuung/Beratung bis hin zu Service/Ersatzteilversorgung alle relevanten Bereiche ab. Das Herzstück dieser Anlagen, der Verbrennungsrost, wird im Detail ausgelegt und konstruiert. Langjährige Erfahrungen sind ebenfalls vorhanden im Bereich des Dampfkessels für die Rückgewinnung der Wärme, der Abgasreinigung und weiterer wichtiger Komponenten und Systeme. Neue Erkenntnisse fließen fortlaufend in die Projekte des Unternehmens ein. Zusammen mit kompetenten Partnerfirmen und Lizenznehmern wurden weltweit über 780 Linien zur Verbrennung von Abfällen mit Rosten der MARTIN GmbH für Umwelt- und Energietechnik ausgestattet.

Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne individuell.

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Ralf Bußmann

Business Unit Manager Collaboration & Custom Solutions

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